1. Основные понятия автоматизированных систем бухгалтерского учета.
2. Работа с объектами в автоматизированных бухгалтерских системах.
3. Работа с аналитикой.
4. Документы.
5. Отчетность.
Базовые понятия
К базовым понятиям относятся: константы, справочники, перечисления, документы, журналы, отчеты, обработки:
· константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и изменяемые данные;
· справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, используемых при ведении аналитического учета и заполнении документов;
· перечисления используются для описания наборов постоянных значений — видов оплат, типов сотрудников предприятия и т.д.;
· документы — для фиксации хозяйственных операций;
· журналы документов позволяют просмотреть список всех или разделенных по видам документов;
· отчеты служат для получения информации, сгруппированной по определенным критериям и содержащей итоги;
· обработки — для выполнения сервисных и регламентных действий.
Специализированные понятия
К специализированным понятиям относятся: бухгалтерские счета, операции, проводки, журнал операций, журнал проводок:
· бухгалтерские счета предназначены для хранения плана счетов бухгалтерского учета. Системы могут поддерживать одновременно несколько планов счетов, у каждого из которых возможны собственная длина кода счета, количество уровней субсчетов и количество знаков в субсчете каждого уровня;
· операции предназначены для отражения данных о хозяйственной деятельности. Механизм «типовые операции» позволяет автоматизировать ввод часто повторяющихся операций на основе шаблона типовой операции, содержащего составляющие ее бухгалтерские проводки. При вводе данных на основе типовой операции проводки с требуемой корреспонденцией счетов формируются автоматически на основе шаблона;
· проводки не существуют отдельно от операций, принадлежат только одной операции и состоят из одной (простая проводка) или нескольких (сложная проводка) корреспонденции. В сложной проводке дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот. Механизм «корректные проводки» предназначен для автоматического контроля вводимых операций. В качестве субконто выступают объекты, по которым ведется аналитический учет, каждому виду субконто соответствует один из существующих в системе типов данных — обычно это справочник или перечисление;
· журнал операций предназначен для просмотра списка бухгалтерских операций. Каждая операция отражается в журнале одной строкой с указанием даты, номера, содержания, суммы;
· журнал проводок позволяет просмотреть проводки операций в виде общего списка.
Работа с любой бухгалтерской программой начинается с анализа ее основного объекта — Плана счетов бухгалтерcкого учета и принятия решения о целесообразности внесения в него изменений и дополнений. В типовых конфигурациях программ предлагается настройка на стандартный план счетов, разработанный в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету. При необходимости в него вносятся изменения, учитывающие специфику предприятия. В программе «1C: Бухгалтерия» для этого используется команда План счетов из меню Операции главного меню системы (или соответствующая кнопка на панели инструментов).
Настройка программы на учет
На данном этапе используются объекты программы — Константы. Это постоянно-переменные параметры программы, характеризующие значения, которые с течением времени мало изменяются, но в работе программы играют важную роль. Такими параметрами являются «Сведения об организации», «Учетная политика», «Общая настройка», «Индивидуальная настройка».
Для внесения сведений об организации:
· в программе «1C: Бухгалтерия» используется команда «Сведения об организации» из меню «Настройка» главного меню системы. В открывающемся диалоговом окне сгруппированы данные: общие сведения об организации, ее коды, банковские реквизиты, учетная политика, ответственные лица и другие;
· в программе «Турбо-Бухгалтер» для этих целей используется команда «Выбор бланка» из меню «Документы» главного меню системы. В появившемся окне списка бланков выбирается бланк с кодом ОИ — Основная информация, в который заносятся все требуемые реквизиты;
· программе «Инфо-Бухгалтер» используются команды «Реквизиты» и «Определения» из меню «Настройка» главного меню системы. В список «Реквизиты» вносятся банковские реквизиты организации, адреса и фамилии ответственных лиц. В список «Определения» вносятся процентные ставки налогов, сборов и отчислений в соответствующие фонды.
Для внесения изменений в учетную политику:
Режим «Учетная политика» создан для установки и изменения основных значений учетной политики предприятия. Открывается из меню «Сервис» главного меню программы. В данном режиме можно просмотреть и отредактировать:
· сведения о методе определения выручки;
· сведения о способе начисления амортизации малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
· сведения о пределе стоимости малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Ввод начальных остатков по счетам предприятия. На этом этапе используются объекты программы — Операции. Ввод начальных остатков осуществляется по всем используемым счетам или субсчетам. Для оформления хозяйственной операции могут быть использованы документы типовой конфигурации, а также специальные объекты программ:
· команда меню «Операция» (Операция — Журнал проводок), в программе «1C: Бухгалтерия»;
· команда меню «Журнал» (Журнал — Ввод проводки), в программе «Турбо-Бухгалтер»;
· команда меню «Правка» (Правка — Исходные данные), в программе «Инфо-Бухгалтер».
Ввод хозяйственных операций за текущий отчетный период
Ввод хозяйственных операций осуществляется за текущий отчетный период. Основным элементом операции является проводка с указанием счета дебета и кредита, объектов аналитики, содержания, суммы. Количество проводок, формируемых на одну операцию, программой не ограничивается. Над проводками производят те же действия, что и над другими объектами программы. Проводки могут формироваться автоматически, с помощью типовых операций, на основе введенных первичных документов, путем ручного ввода. Ввод типовых операций производится командами:
· в программе «1C: Бухгалтерия» — Операции — Типовые операции;
· в программе «Турбо-Бухгалтер» — Журнал — Ввод операции;
· в программе «Инфо-Бухгалтер» — Правка — Добавить.
Оформленные операции и документы попадают в соответствующие журналы. Так, в программе «1C: Бухгалтерия» меню Журналы обеспечивает доступ к журналам документов, журналам проводок и операций, журналам – реестрам, формируемым программой.
Закрытие месяца
Для проведения процедуры закрытия месяца:
· в программе «1C: Бухгалтерия» в меню «Документы» выбирается группа регламентных документов. Документ «Закрытие месяца» служит для автоматического формирования проводок в конце месяца, переносящих остатки по счетам, и определения величины прибыли (убытка). Документ автоматически устанавливает последнюю дату месяца. В нем флажками помечены счета, подлежащие обработке;
· в программе «Турбо-Бухгалтер» используется группа типовых операций «Закрытие периода», содержащая операции по расчету амортизации основных фондов и нематериальных активов, расчету прибыли. Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список, уровень иерархии каждого справочника задается в Конфигураторе. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более четырех уровней.
· в программе «Инфо-Бухгалтер» специальный пункт меню для закрытия месяца отсутствует, для этих целей используют типовые операции из разных групп операций.
Получение итоговой информации
Формирование отчетности завершает процесс автоматизированной обработки:
· в программе «1C: Бухгалтерия» итоговая информация может выводиться через отчеты, формируемые из справочников: «Анализ счета», «Карточка счета». Это стандартные отчеты, позволяющие бухгалтеру анализировать правильность оформления хозяйственных операций за любой период. Отчеты можно формировать с помощью команды главного меню «Отчеты» (Дополнительные, Специализированные, Регламентированные). Отчеты, находящиеся в группе «Регламентированные», используются для формирования информации для налоговых органов и внебюджетных фондов и в зависимости от вида отчета формируются за квартал или месяц. Отчеты, находящиеся в группе «Специализированные», выводят более детализированную информацию — отчеты по отчислениям с заработной платы в различные фонды, отчеты по налогам с фонда оплаты труда и другие по соответствующим участкам учета. Для просмотра и печати документа используют соответствующие кнопки на панели инструментов;
· в программе «Турбо-Бухгалтер» для формирования отчетов предназначены команды меню «Журнал» — «Отчеты» (либо специальная кнопка формирования отчетов на панели инструментов). В выводимом на экран диалоговом окне представлен список формируемых отчетов и параметры их настройки. Документ распечатывается нажатием кнопки «Выполнить»;
· в программе «Инфо-Бухгалтер» стандартная отчетность формируется с помощью команды «Отчеты» главного меню, а регламентированная — с помощью команды «Документы» главного меню.
Важным этапом работы с программой является заполнение объектов аналитики.
Заполнение списка объектов аналитики
Назначение справочников
На этом этапе работы используются объекты программы — Справочники. Для ведения учета заполняются имеющиеся справочники и создаются новые. Последовательность работ бухгалтер определяет сам в зависимости от задач, подлежащих решению в первую очередь. Использование справочников позволяет исключить неоднозначный ввод информации.
Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список, уровень иерархии которого задается в Конфигураторе. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более четырех уровней.
Строки справочников разделяются на два вида: просто элементы справочника и группы, позволяющие переходить на нижележащие уровни многоуровневого списка. Элементы и группы элементов можно переносить из одной группы в другую. Каждому элементу справочника соответствует уникальный код, который при необходимости можно изменить. Уникальность присваиваемых кодов контролируется программой.
Некоторые реквизиты справочников имеют свойство периодичности, позволяющей хранить историю изменения своего значения. Ряд справочников являются подчиненными другим справочникам. Например, справочник «Банковские счета» подчинен справочнику «Фирмы», справочники «Расчетные счета» и «Договоры» подчинены справочнику «Контрагенты». Для работы с подчиненными справочниками сначала должен быть открыт справочник «Родитель», а затем — подчиненный справочник, содержащий элементы, относящиеся только к элементу справочника-родителя.
Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто. Наименования большинства справочников совпадают с названиями соответствующих им видов субконто.
Некоторые справочники имеют поля, значениями которых служат элементы других справочников. Например, справочник «Сотрудники» имеет реквизит «Подразделение» и при вводе в него нового элемента значение реквизита «Подразделение» выбирается из одноименного справочника.
Принципы работы с аналитикой
Аналитический учет на предприятиях ведется по основным средствам, материалам, поставщикам и покупателям, видам затрат, нематериальным активам, подотчетным лицам и другим счетам. Первичные аналитические признаки могут объединяться в подгруппы и группы, в результате учет становится многоуровневым. Бухгалтерские программы должны позволять вести аналитический учет по нескольким уровням, формировать развернутые отчеты по самому последнему уровню с промежуточными итогами по более верхним уровням, создавать отчеты по определенной группе аналитических признаков. Такие программы позволяют анализировать счет по нескольким независимым аналитическим признакам (например, по поставщикам и товарам, подотчетным лицам и инструментам). В программе «1C:» обеспечивается ведение до трех уровней аналитики, в «Инфо-Бухгалтер» — до пяти, в «Турбо-Бухгалтер» количество уровней не ограничено.
Все записи в справочниках имеют два обязательных поля: код записи и наименование. В справочнике сотрудников код сотрудника может соответствовать табельному номеру сотрудника, определенному отделом кадров. Код подразделения в справочнике подразделений может соответствовать принятому структурному делению. Код категории в справочнике категорий может соответствовать государственному классификатору категорий.
В программах имеется возможность присваивать каждой группе аналитических признаков дополнительные параметры, которые затем использовать в расчетах, отчетах, проводить по ним поиск и сортировку информации. Пользователь программы сам определяет необходимость введения дополнительных параметров. Например, для автоматического формирования договоров предприятия можно в группу аналитических признаков «Организации» ввести реквизиты: банковские реквизиты, адреса, телефоны, фамилии директора и главного бухгалтера.
В программах автоматизации бухгалтерского учета используется документация, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26 и другими нормативными документами. Унифицированные формы первичного учета сконцентрированы в соответствующих модулях программ.
Документы в системе «Галактика»
Документы формируются после выполнения каждой хозяйственной операции и подразделяются на две группы. Первую составляют документы, регламентирующие операции между юридическими лицами (счета, счета-фактуры, договоры, гарантийные письма и др.). Вторую составляют сопроводительные документы, отражающие сущность совершаемых операций. Одна часть документов этой группы подтверждает факт перемещения объектов учета (накладные, приходные ордера, акты приемки выполненных работ и др.), другая часть — это финансовые сопроводительные документы (банковские и кассовые документы).
В расчетах по труду и заработной плате задействованы модули «Заработная плата» и «Управление персоналом». В модуле «Заработная плата» в составе стандартных отчетов заложены формы документов:
· Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
· Табель учета использования рабочего времени;
· Расчетно-платежная ведомость;
· Расчетная ведомость;
· Платежная ведомость;
· Лицевой счет;
· Записка о предоставлении отпуска;
· Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником.
В модуле «Заработная плата» реализована новая форма «Расчетов по авансовым платежам по единому социальному налогу».
В модуле «Управление персоналом» предусмотрена возможность генерации базовых форм, среди которых:
· Приказ (распоряжение) о приеме на работу;
· Личная карточка работника;
· Штатное расписание;
· Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;
· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
· График отпусков;
· Приказ (распоряжение) о прекращении трудовой деятельности.
Документы в системе «Флагман»
Все модули системы построены на единой концепции документооборота. Определить используемые документы и их свойства можно в модуле «Документооборот», который обеспечивает их хранение в иерархических реестрах в зависимости от вида, состояния или других признаков. Реестры — это папки, в которых помещаются документы, и у пользователей могут быть различные права доступа к ним. Каждый тип документа может иметь несколько способов представления, что важно в случаях, когда требуется разграничить права доступа пользователей к информации. Одному пользователю может быть разрешен просмотр и корректировка всех полей документа, другому — даны права на просмотр и изменение только части реквизитов, третьему — вообще запрещена работа с документом определенного типа.
Способы представления документов задаются их вариантами, для которых настраиваются экранные формы ввода данных, состав справочников, формулы расчетов, перечень состояний документа и операций и др. Программа позволяет определить, какие документы и какие их поля являются источниками для формирования новых документов. Несколько видов одного документа могут быть связаны с несколькими видами другого документа, обеспечивается настройка внешнего вида документа при выводе его на печать.
Документы в системе «1C: Бухгалтерия»
Разрабатываемые в системе документы разбиты на группы по смысловому содержанию и формируются в разделе «Документы» главного меню системы. В составе первичных документов различают:
· регламентные документы, например, документ Начисление амортизации, который заполняется один раз в месяц и предназначается для начисления амортизации и формирования соответствующих проводок за отчетный период;
· документы общего назначения — это документы, подлежащие учету, но не формирующие бухгалтерских проводок. Например, документ Счет предназначен для выписки счетов на оплату, а документ Доверенность — для выписки доверенностей на получение товаро-материальных ценностей;
· специализированные документы, используемые для фиксации хозяйственных операций по соответствующим участкам учетной работы.
Документы по учету кассовых операций:
· приходный кассовый ордер (форма КО-1) применяется для оформления поступления наличных средств в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
· расходный кассовый ордер (форма № КО-2) служит для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.
· журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) используется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных ордеров, заявлений на выдачу денег, счетов и др.;
· кассовая книга (форма КО-4) нужна для учета поступления и выдач наличных денежных средств в кассе;
· книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) применяется для учета денежных средств, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Платежные документы по расчетному счету:
· платежное поручение предназначено для осуществления платежей с одного расчетного счета на другой;
· выписка банка позволяет отражать операции по движению денежных средств на расчетном счете.
Другие документы системы:
· группа документов по учету материалов;
· группа документов по расчету с персоналом по оплате труда;
· документы по расчету с подотчетными лицами.
Для формирования документов используется режим «Документы и расчеты». Работа с данным режимом предполагает этап создания шаблона документа и этап использования документа. На этапе создания шаблона документа описывается структура исходного документа, который содержит заголовочную и табличную части. Каждый реквизит заголовочной части имеет только одно значение, а в реквизит табличной может иметь множество значений в соответствии с количеством строк табличной части. Исходные реквизиты вводятся пользователем с клавиатуры, расчетные — вычисляются по формулам. Каждый реквизит описывается набором характеристик: наименование реквизита, тип реквизита, тип значения реквизита, максимальный размер или длина значения реквизита. Вместе с программой поставляется некоторое количество готовых шаблонов документов, пригодных для использования, в которые пользователь всегда может внести исправления и дополнения. Описания шаблонов документов и расчетов хранятся в специальном справочнике, который содержит оформленный в виде таблицы список наименований хранимых документов и расчетов.
Разработка бухгалтерской отчетности является важнейшей составляющей работы бухгалтера. Программы автоматизация бухгалтерского учета позволяют получать стандартные виды бухгалтерской отчетности по синтетическому и аналитическому учету, специализированные отчеты, представляемые в налоговые органы и во внебюджетные фонды, и формы статистической отчетности. Готовые к использованию стандартные формы бухгалтерской отчетности предусмотрены в типовых конфигурациях, а произвольные формы могут настраиваться самим бухгалтером или программистом.
Отчетность в системе «БЭСТ-4»
Программа позволяет получать разнообразные формы внутренней и внешней отчетности, которые формируются во всех подсистемах программы и делятся на две группы. В первую группу входят отчеты по данным сводного учета, составленные на основании книги хозяйственных операций. Состав отчетов данной группы одинаков во всех подсистемах. Вторую группу составляют отчеты по данным оперативного учета, сформированные на основании первичных документов и данных аналитического учета. Отчеты этой группы могут быть получены только в соответствующих модулях подсистемы.
Внутренняя отчетность, реализуемая в рамках «АРМ Главного бухгалтера»
Если в меню «Режим работы» выбрать позицию «Общесистемная отчетность», на экране появляется меню «Отчеты» следующей структуры:
· протокол ввода данных;
· синтетические отчеты;
· аналитические отчеты;
· архив книги операций;
· печать и просмотр готовых отчетов.
При выборе позиции «Синтетические отчеты» на экране появляется список отчетов, к числу которых относятся:
· Ведомость операций по счету;
· Оборотная ведомость по счету;
· Оборотно-сальдовый баланс;
· Журнально-ордерные отчеты;
· Ведомости движения валют;
· Главная книга;
· Шахматная ведомость;
· Оборотно-сальдовая ведомость;
· Отчеты по оборотам;
· Синтетическая справка по счету.
Внешняя отчетность, реализуемая в рамках «АРМ Главного бухгалтера»
Для формирования документов внешней отчетности в меню «Режим работы» выбирается позиция «Внешняя отчетность» и на экране появляется меню «Баланс и налоги» следующей структуры: расчет и вывод документов, генерация форм документов, просмотр архива документов, экспорт данных. Чтобы вывести список форм отчетности, необходимо войти в меню «Расчет и вывод документов». Программа предлагает следующий список форм внешней отчетности:
· Баланс предприятия;
· Отчет о финансовых результатах;
· Отчет о движении денежных средств;
· Налог на добавленную стоимость;
· Справка об авансовых взносах в бюджет;
· Налог от фактической прибыли;
· Расчет налога на доходы;
· Налог на пользователей автодорог;
· Налог на владельцев транспортных средств;
· Расчет по налогу на приобретение автотранспортных средств;
· Расчет по налогу на реализацию ГСМ;
· Расчет среднегодовой стоимости имущества.
Отчетность в системе «1-С: Бухгалтерия»
Стандартная отчетность
Программа формирует следующую стандартную отчетность:
· оборотно-сальдовая ведомость;
· «шахматка»;
· анализ счета — документ, содержащий итоги по корреспондирующим счетам;
· обороты счета — документ, содержащий сальдо и обороты по дебету и кредиту счета за указанный период;
· журналы-ордера и ведомости по счетам;
· сводные проводки, содержащие итоги по всем корреспондирующим счетам;
· анализ счета по датам;
· карточка счета;
· карточка субконто.
Для формирования стандартных отчетов используются команды группы «Отчетность» главного меню. Все отчеты, кроме отчетов по Журналу операций используют рассчитанные итоговые данные, поэтому соответствующие пункты меню будут доступны лишь в том случае, если предварительно были рассчитаны итоги. Перед формированием стандартных отчетов программа выводит запрос параметров настройки отчета, который зависит от вида отчета. Общие для всех стандартных отчетов параметры устанавливаются в пункте «Параметры отчетов» группы «Сервис» главного меню программы. Наиболее часто используемые отчеты можно задавать с помощью кнопок панели инструментов.
Оборотно-салъдовая ведомость
Стандартный отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету используется для получения информации об остатках средств (ресурсов) по счету на начало отчетного периода, их обороте и остатках на конец отчетного периода. Для формирования документа выбирается пункт «Оборотно-сальдовая ведомость» из меню «Отчеты» главного меню программы. На экран выдается диалог настройки параметров документа, имеющий две закладки — «Параметры» и «Развернутое сальдо».
Шахматка
Стандартный отчет Шахматка содержит табличное представление оборотов между счетами за некоторый выбранный период. Для формирования документа выбирается команда «Шахматка» из меню «Отчеты» главного меню программы.
Анализ счета
Стандартный отчет Анализ счета содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и конец периода. Для формирования документа выбирается команда «Анализ счета» из меню «Отчеты» главного меню программы. На экран выдается запрос параметров анализа счета. Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать», в результате программа сформирует отчет и выведет его для просмотра.
Карточка счета
Стандартный отчет Карточка счета включает все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям аналитического учета. Для формирования документа выбирается команда «Карточка счета» из меню «Отчеты» главного меню программы. В документе показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период, остатки после каждой проводки.
Главная книга
Стандартный отчет Главная книга предназначен для вывода оборотов и остатков по каждому счету. Для получения документа выбирается команда «Обороты счета» из меню «Отчеты» главного меню программы. На экран выводится запрос параметров формирования оборотов счета. Из списка счетов выбираются те, по которым должны быть сформированы обороты. Имеются режимы, позволяющие задать период формирования оборотов: за месяц, квартал, год. Установив нужные параметры настройки и нажав кнопку «Сформировать», получим выведенные программой для просмотра обороты счетов.
Регламентированная отчетность
Регламентированная отчетность — это документы внешней отчетности (финансовой, налоговой, статистической), которые предназначаются для передачи их различным контролирующим инстанциям. Состав и назначение отчетов этой группы определяется соответствующими государственными органами. Заполнение показателей типовых форм отчетности может быть осуществлено тремя способами:
· при ручном способе программа формирует бланк документа типовой формы, в который заносятся только некоторые общие реквизиты (наименование организации, реквизиты руководителя предприятия, главного бухгалтера, отдельных ответственных исполнителей). Значения остальных показателей вводятся вручную на основе предварительного анализа данных бухгалтерского и налогового учета;
· при автоматическом способе программа самостоятельно заполняет все или почти все показатели, используя специальный алгоритм интерпретации данных бухгалтерского и налогового учета;
· при использовании автоматизированной формы программа сама выбирает режим заполнения, производит корректировку показателей с автоматическим пересчетом результирующих показателей, осуществляет подготовку отчетных форм в нужных форматах.
Программа обеспечивает разработку:
· бухгалтерской отчетности (бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках);
· отчетности, представляемой в государственные социальные фонды (Фонд социального страхования, Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования, Государственный фонд занятости населения);
· налоговой отчетности (разработку налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость);
· произвольных отчетов, отражающих особенности конкретного предприятия.
Формы представляемой отчетности ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами и бесплатно пополняются фирмой-разработчиком программного обеспечения для ее зарегистрированных пользователей.