1. Цель работы: ознакомиться с элементами основного окна Word; овладеть основными приемами ввода, редактирования и рецензирования простого текста, работы с формулами и таблицами; закрепить знания на конкретных примерах создания документов.
2. Основные сведения
Условно можно выделить 2 группы создаваемых документов пакетом Word: простые и комплексные. Простые документы представляют собой форматированный текст, а комплексные содержат кроме текста рисунки, таблицы, формулы, объекты мультимедиа и прочее.
2.1. Элементы основного окна Word
Чтобы запустить Word следует щелкнуть левой клавишей мыши (ЩЛК) на:
<Пуск>→<Все программы>→<Microsoft Office>→< Microsoft Office Word 2007>;
или дважды щелкнуть левой клавишей мыши (2ЩЛК) на ярлыке Microsoft Word.
После запуска на экране появляется основное окно программы (см. рис. 2.1), содержащее следующие элементы:
1. Кнопка Office. При ЩЛК на этой кнопке появляется окно, в левой части которого перечислены основные команды: Создать, Открыть, Сохранить и пр., а в правой – список недавно открытых документов – Последние документы.
2. Панель быстрого доступа. Расположена справа от кнопки Office. На эту панель вынесены кнопки, ЩЛК на которых реализует часто встречающиеся команды для любого режима работы Word: Сохранить, Отменить действие, Повторить действие и др. Панель быстрого доступа перестраивается ЩЛК на кнопке с символом ▼ с последующим выбором нужных команд.
3. Строка заголовка содержит название документа Документ1-Microsoft Word, а в верхнем правом углу ‘классические’ кнопки: Свернуть, Свернуть в окно и Закрыть основное окно Word.
4. Лента командных вкладок: Главная, Вставка,…,Вид, упорядоченных согласно последовательности задач, которые реализуются при работе на различных этапах создания документа. Лента динамична, т.е. при смене задач вкладки на ней перемещаются. Каждая командная вкладка состоит из нескольких групп взаимосвязанных элементов управления, объединенных контурной линией. Каждая группа имеет название, содержит кнопки, команды, коллекции и т. д., которые называются набором инструментов.
Рис. 1.2. Основное окно Word.
Например, вкладка Главная открывает 5 групп с названиями Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование. Кнопки команд в каждой группе служат для выполнения команд или отображения меню команд. В правом нижнем углу названий некоторых групп элементов управления находится угловой элемент , при ЩЛК на котором открывается диалоговое окно, имеющее имя этой группы.
Кроме стандартного набора вкладок, которые отображаются на ленте при запуске Word, имеются вкладки еще двух типов, которые отображаются в окне в зависимости от выполняемой задачи:
– контекстные вкладки, содержащие наборы инструментов для работы с выделенным в документе элементом. Например, при ЩЛК на:
<Вставка>→<Формула>
в строке заголовка основного окна появляется контекстная вставка Работа с формулами, а на ленте – вкладка Конструктор, которая открывает 3 группы: Сервис, Символы, Структуры;
– вкладки приложений, которые заменяют стандартный набор вкладок при переходе в определенные представления или режимы создания содержимого документа, например ‘Предварительный просмотр’.
5. Название группы Абзац вкладки Главная.
6. Рабочая область. В ней отображается содержимое документа.
7. Строка состояния. В ней отображаются сведения: число страниц, число слов, язык, на котором вводится текст и пр.
8. Кнопки выбора режима представления документа. При наведении курсора ‘мыши’ на одну из этих кнопок всплывает подсказка, определяющая задаваемый режим.
Режим Разметка страницы. В этом режиме экранное представление документа полностью соответствует печатному. Режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.
Режим Чтения. В этом режиме задаются параметры просмотра: показать 2 страницы, показать печатную страницу, параметры полей и т.д.
Режим Веб-документ. В этом режиме экранное представление не совпадает с печатным. В нем разрабатываются электронные публикации.
Режим Структура. В этом режиме документ отображается с выделением его структуры. Он полезен, когда разработку документа начинают с создания плана содержания.
Режим Черновик. В нем представляется содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления. Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа.
2.2. Содержимое стандартного набора вкладок
Вкладка Главная содержит кнопки и команды, применяемые при вводе, редактировании и форматировании текста. Приведем некоторые из них.
Группа Буфер обмена содержит команды Вырезать и Копировать выделенный фрагмент текста в буфер обмена. ЩЛК на кнопке Вставить текст из буфера обмена вставляется в место, начало которого определяется местоположением курсора.
В группе Шрифт выбирают:
– гарнитуру шрифта. Для оформления основного текста рекомендуется применять шрифт с засечками (шрифты семейства Times), например, Times New Roman. Шрифты без засечек (шрифты семейства Arial) рекомендуется использовать для заголовка в технических текстах;
– размер шрифта (см.п. 2.3.);
– тип начертания – щелчком левой клавиши ‘мыши’ на одной из кнопок Полужирный, Курсив и Подчеркнутый.
Группа Абзац.
Абзац – это текст между двумя отступами в начале строк, является элементарным элементом оформления любого документа. Группа содержит ряд командных кнопок, с помощью которых реализуются:
– четыре типа выравнивания текста: по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине;
– настройка параметров абзаца: уменьшить отступ, увеличить отступ.
Группа Стили.
Стиль – это разновидность оформления абзацев страницы. Группа содержит кнопки, определяющие характерный вид выделенного текста: Обычный, Название, Заголовок, Подзаголовок и д.р.
Группа Редактирование содержит команды: Найти, Заменить и Выделить, широко применяемые при редактировании текста.
Вкладка Вставка открывает 7 групп наборов инструментов, позволяющих: создавать и редактировать таблицы, иллюстрации, формулы и символы; выбрать шаблоны титульных страниц; пронумеровать страницы и т.д.
Вкладка Разметка страниц открывает 5 групп наборов инструментов, позволяющих подготовить заготовки страниц или изменить параметры текущей страницы.
Вкладка Рецензирование открывает 6 групп наборов инструментов, реализующих проверку правописания, внесение исправлений и изменений в тексте и др.
2.3. Ввод, редактирование, форматирование и рецензирование текста
К базовым приемам работы с текстами в Word можно отнести: создание документа, ввод текста, редактирование текста, рецензирование текста, форматирование текста, сохранение документа, печать документа.
Новый документ создается на основе готового шаблона или на основе существующего документа.
После запуска Word, открывается окно с заголовком Документ 1- Microsoft Word в режиме Разметка страницы.
Текст вводится с помощью алфавитно-цифровых клавиш клавиатуры. Для ввода прописных букв нажимают клавишу Shift и одновременно клавишу вводимой буквы, например Shift+В. Для ввода нескольких прописных символов клавиатуру переключают с помощью клавиши Caps Lock.
Место документа, в которое происходит ввод текста, отмечается на экране вертикальной чертой, которую называют курсором. Не надо путать курсор с указателем мыши – это два разных понятия. Указатель мыши – это активный элемент управления, а курсор – это только маркер, не выходящий за пределы документа.
При наборе текста переключение на русский или английский язык производится одновременным нажатием клавиш Ctrl+Shift (Alt+Shift) или ЩЛК на индикаторе текущего языка с последующим выбором Русский или Английский.
Удаление ошибочных символов выполняется нажатием клавиш Back Space или Delete. Разница между ними состоит в том, что первая удаляет символы, стоящие слева от курсора, а вторая – справа.
Размер и форма символов языка определяется элементами управления группы Шрифт. Размер шрифта выбирается в раскрывающемся списке ЩЛК на кнопке, помеченной черным треугольником. Размеры шрифтов измеряются в пунктах. Пункт – это типографская единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,353 мм). Для документов, готовящихся для печати на стандартном листе А4 (210*297 мм), часто выбирают размер 14.
Выделение большого фрагмента текста производится методом протягивания мыши. Выделенные фрагменты текста можно:
– копировать в буфер обмена одновременным нажатием клавиш Ctrl+C или ЩЛК на команде Копировать, расположенной на панели Буфер обмена;
– вырезать в буфер обмена одновременным нажатием клавиши Ctrl+X или ЩЛК на команде Вырезать;
– вставить из буфера в место, начало которого определяется местоположением курсора – одновременным нажатием клавиш Ctrl+V или ЩЛК на кнопке Вставить.
Наряду с вышеприведенными приемами ввода, пакет Word имеет специальные средства ввода текста. К ним можно отнести:
– средства отмены и возврата действий. Последнее действие отменяется одновременным нажатием клавиш Ctrl+Z или ЩЛК на кнопке Отменить действие на Панели быстрого доступа;
– ввод специальных и произвольных символов. Основным средством для этого является диалоговое окно Символ, которое открывается при ЩЛК на:
<Вставка>→<Символ>→<Другие символы>
Окно Символ имеет две вкладки Символы и Специальные символы, позволяющие вводить произвольные и специальные символы.
Под редактированием понимают изменение уже существующих документов. Редактирование начинают с загрузки (открытия) документа. Для этого необходимо ЩЛК на:
< Office>→< Открыть>
В появившемся окне Открытие документа выбрать нужный файл и ЩЛК на кнопке Открыть.
При редактировании текстовых документов необходимо перемещать курсор в нужное место текста. Курсор можно переместить:
– на одну позицию влево, вверх, вправо и вниз нажатием соответственно клавиш ←,↑,→,↓;
– в начало текущей строки нажатием клавиши Home, а в конец строки – End;
– в начало или конец документа одновременным нажатием комбинации клавиш Ctrl+Home или Ctrl+End;
– в любое место текста, подведением указателя мыши в это место и ЩЛК.
Удаление большого блока текста обычно производится так: вначале выделяется блок методом протягивания мыши, а затем нажимается клавиша Delete.
Нумерация страниц, производится при ЩЛК на:
<Вставка>→<Номер страницы>→<Внизу страницы >→< Простой номер 2>.
Часто страницы имеют заголовки, которые называются колонтитулами, и обычно размещаются вверху (Верхний колонтитул) или внизу страницы (Нижний колонтитул). Для ввода нижнего колонтитула необходимо ЩЛК на:
<Вставка>→<Нижний колонтитул>.
В появившемся окне Встроенный щелчком левой клавиши выбрать шаблон Алфавит. При ЩЛК на [Введите текст] появится место для ввода колонтитула, после этого с клавиатуры необходимо ввести новое имя колонтитула, например Каф. ПЭ. Выделив имя колонтитула и Страница 1, нужно изменить размер шрифта (например, выбрав его равным 8). ЩЛК на кнопке Закрыть окно колонтитулов завершается ввод колонтитула.
Аналогично вводится верхний колонтитул.
Рецензирование текста. Под рецензированием понимают редактирование текста с регистрацией изменений или комментирование текста.
При вводе и редактировании текста пакет Word реализует проверку орфографии и грамматики. Средства проверки правописания включаются при запуске Word автоматически. Выражения, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются зеленым цветом, а слова, содержащие грамматические ошибки – красным. Детализация ошибок осуществляется ЩЛК на кнопке Правописание.
При подготовке технической документации особую роль играют смысловые синонимы к используемым словам. Для нахождения синонимов или антонимов выделенных слов используется Тезаурус. Тезаурус – это словарь смысловых синонимов и/или антонимов. Синоним – это слово, совпадающее или близкое по значению с другим словом (например «путь» и «дорога»). Антоним – это слово противоположное по значению другому слову (например, светлый’ и ‘темный’). Связанные – это однокоренные слова.
Для нахождения синонима и/или антонима слова следует выделить это слово и ЩЛК на:
<Рецензирование>→<Тезаурус>.
В появившемся справа от рабочей области окне Справочные материалы выдается нужная информация.
При переводе слова или предложения с английского на русский язык, необходимо выделить нужное слово. Затем ЩЛК на:
<Рецензирование>→<Перевод>.
В правой части экрана появляется окно Справочные материалы, где автоматически указывается Исходный язык: английский (США), Язык перевода: русский, а в разделе Microsoft@Translator – перевод слова или предложения. Исходный язык и язык перевода можно изменить ЩЛК на кнопках, раскрывающих списки предлагаемых языков. По окончанию перевода, окно Справочные материалы закрывается ЩЛК на кнопке Закрыть.
2.4. Основы работы с таблицами
Данные, представленные в табличной форме, отличаются наглядностью. Ячейки таблицы могут содержать текст, числа, графические объекты и др. данные. Гибкие и мощные средства создания таблиц открываются при ЩЛК на:
<Вставка>→<Таблица>.
Создание таблиц можно осуществить несколькими приемами, в частности:
– перемещением указателя мыши по шаблону таблицы открытого окна Вставка таблицы. ЩЛК на правой ячейке шаблона таблицы, таблица фиксируется на выбранной странице документа. Этим приемом создаются таблицы, содержащие максимум 10 столбцов и 8 строк;
– ЩЛК на команде Вставить таблицу окна Вставка таблиц. В появившемся окне Вставка таблицы задается число столбцов и число строк;
– ЩЛК на команде Экспресс-таблицы раскрывает окно Встроенный, в котором предоставляется выбор встроенных таблиц: двойной таблицы, календарей, матрица и т.д.
После создания таблицы производится ее редактирование. Под редактированием таблицы обычно понимают редактирование ее структуры. Для этого необходимо ЩЛК на любой ячейке таблицы (т.е. выделить таблицу), после этого в строке заголовка основного окна появляется контекстная вставка Работа с таблицами, а на ленте – две вкладки Конструктор и Макет.
ЩЛК на вкладке Макет открывает шесть групп наборов инструментов, позволяющих нужным образом изменить структуру таблицы.
Вкладка Конструктор содержит три группы наборов инструментов, позволяющих изменить стиль (разновидность оформления) таблицы, изменить параметры стиля таблицы и др.
Обычно редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям: добавление и/или удаление заданного количества строк и/или столбцов, что реализуется командными кнопками группы Строки и столбцы; объединение или разделение ячеек – командными кнопками группы Объединить; командная кнопка Автоподбор группы Размер ячейки позволяет изменять ширину таблицы и столбцов в соответствии с имеющимся содержимым. Комбинируя вышеуказанными операциями, можно на базе таблиц с простой структурой готовить таблицы, имеющие сложную структуру.
В интерактивном режиме таблицу форматируют с помощью маркеров, появляющихся при наведении указателя мыши на таблицу или ее элементы. Маркер в левом верхнем углу таблицы позволяет перемещать таблицу по рабочему полю документа. Маркер в правом нижнем углу позволяет управлять общими размерами таблицы. Маркеры изменения размера, появляющиеся при наведении указателя мыши на рамки таблицы, позволяют интерактивно изменять размеры столбцов и строк методом перетаскивания.
Ввод и форматирование содержимого таблиц. Местоположение курсора в ячейке при вводе в нее текста фиксируется ЩЛК на этой ячейке. Для перемещения курсора между ячейками используются клавиши управления курсором или клавиша Tab. Одна ячейка выделяется тройным щелчком левой клавиши мыши, а выделение ячеек строки или столбца – методом «протягивания» курсора мыши. Большинство команд, связанных с форматированием текста ячеек, реализуются кнопками группы Выравнивание вкладки, Макет контекстной вставки, Работа с таблицами.
2.5. Ввод формул
Ввод математических выражений (формул) часто применяется при оформлении научно-технической документации. Формула рассматривается как объект, который вставляется в текстовый документ.
При ЩЛК на:
<Вставка>→<Формула>
в строке заголовка основного окна появляется контекстная вставка Работа с формулами, а на ленте – вкладка Конструктор. В рабочей области по центру строки, на которой был установлен курсор, появляется поле формулы с раскрывающимся списком команд и названием Место для формулы. В это поле вводится формула. Раскрывающийся список содержит команды, определяющие параметры формулы (которые на первых этапах работы изменять не следует).
Вкладка Конструктор открывает 3 группы: Сервис, Символы, Структуры. Группа Структуры содержит ряд кнопок: Дробь, Индекс, Радикал,…,Матрицы, которые создают шаблоны, содержащие поля (места заполнения) для ввода символов. Так, например, для ввода дроби следует ЩЛК на кнопке Дробь и выбрать соответствующий шаблон, имеющий два поля: поле числителя и поле знаменателя. Заполнение этих полей может производиться как с клавиатуры, так и выбором нужного символа из группы Символы.
Ввод формулы начинается вводом первого символа на английском языке с клавиатуры (например, S=), а завершается – ЩЛК в любом месте рабочей области (желательно справа от поля Место для формул). По мере ввода элементов формулы габаритные размеры поля формулы изменяются автоматически. При вводе формул не рекомендуется использовать символы русского языка.
Переходы между полями шаблонов выполняются ЩЛК на нужном поле или курсорными клавишами.
Иногда формула содержит элементы, ввод которых возможен без применения Конструктора формул. Однако и в этом случае для удобства работы и простоты дальнейшего редактирования следует вводить всю формулу средствами Конструктора, например:
Следует помнить, что редактирование таблиц и формул производится по следующей схеме:
– выделяется объект (таблица, формула);
– производится его редактирование.
При выделении объекта иногда появляется контекстная вставка или пакетом Microsoft Word предоставляются вспомогательные средства редактирования. Например, при выделении фрагмента текста «всплывает» панель инструментов, дублирующая группу Шрифт вкладки Главная.
2.6. Сохранение и печать созданного документа
Созданный документ обычно сохраняют на жестком диске (например, D:) в папке пользователя. Папка пользователя, имеющая имя Лаб.раб.№2 и путь доступа
D:\ФЭТ\ПЭ-09-1\Лаб.раб.№2,
предварительно создается при помощи программы Проводник. Для сохранения нового документа необходимо ЩЛК на:
<Office>→< Сохранить как>.
В появившемся окне Сохранение документа необходимо осуществить поиск папки с именем Лаб.раб.№2. Поиск по файловой структуре начинается с ЩЛК на раскрывающей кнопке справа у поля Папка. Когда найдена и открыта папка, в поле Имя файла необходимо дать имя файлу и ЩЛК на кнопке Сохранить.
Сохранение отредактированного документа производится ЩЛК на кнопке Сохранить Панели быстрого доступа.
В случае, когда старую копию документа не следует замещать, отредактированный документ сохраняется как вновь созданный.
Перед печатью документа обычно переходят в режим предварительного просмотра, который позволяет отображать на мониторе документ постранично. Перейти в режим предварительного просмотра можно ЩЛК на:
<Office>→<Подвести курсор на пункт Печать>→<В окне Предварительный просмотр и печать документов ЩЛК на пункте Предварительный просмотр >.
Для завершения предварительного просмотра следует ЩЛК на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра.
Печать документа производится при ЩЛК на:
<Office>→<Печать>.
В появившемся окне Печать следует установить параметры печати и ЩЛК на кнопке ОК.
Литература
1. Информатика: Базовый курс. 2-е издание/ Под ред. С.В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2009. – 640 с.: ил.