В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие (организация) проводит инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия средств в натуре данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.
Основными целями инвентаризации являются:
– контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
– проверка полноты отражения в учете обязательств предприятия.
– Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Проведение инвентаризации обязательно:
– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет;
– при смене материально ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
– при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Основными задачами инвентаризации являются:
– выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства;
– выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям;
– выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;
– проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
– проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетных, валютных счетах и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности;
– сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.
Руководитель утверждает инвентаризационную комиссию. В нее входят: представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (технологи, инженеры, экономисты) и независимые представители (аудитор).
Порядок проведения инвентаризации установлен и утвержден приказом Министерства финансов от 13.06.95 г. № 49 «Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица. Это лицо перед началом инвентаризации дает расписку комиссии в том, что к началу проверки все расходные (приходные) документы сданы в бухгалтерию, а ценности, поступившие под его ответственность оприходованы и списаны в расход.
Инвентаризация производится путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера имущества, результаты которых заносятся в инвентаризационную опись, которую составляют в двух экземплярах.
На каждой странице описи указывается число порядковых номеров и общее количество ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице. Исправления производится методом корректуры, с указанием подписей всех членов комиссии. В инвентаризационной описи не допускается оставлять незаполненные строки, они должны быть прочеркнуты. Опись подписываются всеми членами комиссии и материально-ответственным лицом, которое в конце дает расписку об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий. По результатам инвентаризации составляется акт, в котором отражаются выявленные недостатки или излишки имущества
Данные инвентаризационной описи заносятся в сличительную ведомость. В сличительной ведомости записываются итоги инвентаризации, затем проставляются показатели бухгалтерских книжных остатков этого имущества, в последней графе указывают отклонения: суммы излишков показываются со знаком плюс, а суммы недостачи – со знаком минус.
Выявленные при инвентаризации нарушения в бухгалтерском учете должны быть отражены в следующем порядке:
1) основные средства, материально-производственные запасы, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке должны быть дооприходованы и зачислены на финансовый результат организации (на увеличение прибыли);
2) естественная убыль ценностей в пределах норм, утвержденных законодательством, списывается по распоряжению руководителя на затраты организации, но только в случаях фактического выявления этих недостач;
3) убыль ценностей, при отсутствии естественной, может быть устранена путем зачета недостачи ценностей излишками по пересортице, но только у одного материально-ответственного лица в отношении тождественных товарно-материальных ценностей по количеству и качеству;
4) недостачи материальных ценностей и денежных средств относят на виновных лиц;
5) если виновные лица не установлены или судом отказано во взыскании убытков, то недостачи списываются, но в таких случаях обязательно должны быть представлены решения суда или заключение отдела технического контроля (Инспекции по качеству).
Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором была завершена инвентаризация.