Управленческая информация: сущность и классификация
Информация – одно из основных понятий в управлении. Любая управленческая деятельность неразрывно связана со сбором, хранением, обработкой и передачей информации, без которой невозможно сформулировать цели управления, оценить ситуацию, определить проблему, подготовить и принять решение, проконтролировать его выполнение.
Одно из первых определений информации принадлежит Н. Винеру «Информация – это обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств. Процесс получения и использования информации является процессом нашего приспособления к случайностям внешней среды и нашей жизнедеятельности в этой среде»[1].
С точки зрения исследования участия информации в экономической деятельности и ее влияния на экономические процессы, наиболее часто используется следующее определение: информация – это средство снижения неопределенности и риска, способствующее реализации определенных целей субъекта. В данном определении учитывается возможность информации приносить те или иные выгоды путем снижения неопределенности в отношении текущей ситуации и ее изменения в будущем.
Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о процессах, протекающих внутри объекта управления и в его окружении. С точки зрения содержания и роли в управлении информацию принято рассматривать как предмет труда управленческих работников, представляющий собой совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей систем, внешней среды. Но информация, используемая в управлении, выступает одновременно и предметом, и продуктом труда. Специфичность информации как предмета и продукта труда обусловлена особенностями ее природы, отражающей реальный мир. Она содержит сведения, которые формируют или расширяют знания работников аппарата управления о состоянии и возможных путях развития социально-экономических систем, позволяет осуществлять прямую и обратную связи между объектом и субъектом управления.
Информацию можно рассматривать как один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других ресурсов.
Управленческая информация обладает рядом отличительных особенностей:
- на определенном этапе процесса управления выступает продуктом труда, на последующем – его предметом;
- обладает свойством длительного и многократного применения, при использовании не теряет потребительских качеств;
- обладает способностью накапливаться, что позволяет устанавливать связи и тенденции развития управляемого процесса; но в то же время может морально устаревать в результате изменений в реальной действительности;
- структурные подразделения предприятия являются как потребителями информации, так и ее источниками.
Содержание информации определяется потребностями управленческих звеньев и направлением управленческих решений. Для обеспечения процесса управления необходимо иметь следующую информацию:
- о целях управления производственным процессом;
- о критериях оптимальности управления производственным процессом;
- об ограничениях в производственном процессе и управлении (лимит ресурсов, регламентирующие правовые акты, задания и т.д.);
- об объекте управления и управляющем органе (материальные, трудовые, финансовые потоки и ресурсы и т.д.);
- о возмущающих воздействиях со стороны внешней среды на систему управления, текущем состоянии производственных процессов и объекта управления;
- об управленческих решениях, которые вырабатываются системой управления по результатам переработки всей информации;
- об исполнении управленческих решений.
Управленческая информация может быть классифицирована по ряду признаков.
По назначению различают одноцелевую информацию, связанную с решением одной конкретной проблемы, и многоцелевую, используемую при решении нескольких самых разнообразных проблем.
По возможности хранения выделяют фиксируемую информацию, которая может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, и не фиксируемую, используемую в момент получения без фиксации ее на какого-либо рода носителе.
По степени готовности для использования различают первичную, промежуточную и конечную информацию. Первичная информация представляет собой совокупность зарегистрированных, но несистематизированных данных; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной обработки и систематизации, сгруппированных по конкретным направлениям и способам их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения.
По полноте информация классифицируется на частичную и комплексную. Комплексной считается информация, дающая исчерпывающие сведения об объекте, тогда как частичная может использоваться только в совокупности с другой информацией.
По степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную. Достоверной считается информация, зафиксированная в виде данных с минимальными искажениями. Вероятностный характер информации обусловлен либо принципиальной невозможностью получить, в некоторых случаях, от источника надежные сведения, либо в силу несовершенства методов и инструментов сбора информации, либо в связи с неизбежными искажениями при их передаче или хранении или заведомым распространением изначально ложных сведений.
Совокупность информации, передаваемой от источника информации к потребителю, называется информационным потоком.
Информация может быть зафиксирована на какого-либо рода носителе. Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях использования и хранения принято называть документом. Совокупность утвержденных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию, называется документацией.
1.1.2. Исходная информация: характеристики и источники
Руководителю сельскохозяйственного предприятия приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты производственно-финансовой деятельности, иметь в распоряжении большое количество документов, содержащих разнородную информацию.
Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на систематизацию и анализ информации, на ее обсуждение с экспертами в той или иной области, критическое осмысление возможных последствий принятия того или иного управленческого решения.
Движение информации от отправителя к получателю проходит в несколько этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т. п. На втором этапе отобранная информация кодируется и формализуется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символьную и т.п., и, соответственно этому, подбирается рациональный способ ее передачи (устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков и др.). На третьем этапе происходит передача информации потребителю, а на четвертом – ее получение (восприятие) потребителем и осмысление.
Отправитель информации должен видеть, что получатель каким-то образом на нее реагирует, то есть между получателем и отправителем информации имеется обратная связь. В общем случае, под обратной связью понимается сигнал, направляемый получателем информации отправителю, которым подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации. Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих смысл информации.
Обмен письменной информацией осуществляется в рамках предприятия путем издания и распространения различного рода документов. В соответствии с целью создания документы могут быть распорядительными (приказ, распоряжение и др.); организационными (положение, устав, организационная структура, штатное расписание, инструкция, протокол и др.); информационно-справочными (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, факсограмма, командировочное удостоверение и др.); учетными (счета-фактуры, бухгалтерские балансы, путевые листы и т.д.), плановыми (сметы доходов и расходов, оперативные, текущие, перспективные планы и др.), статистическими (статистическая отчетность), персональными (автобиография, заявление, доверенность) и т.д.
Важным требованием к документу является четкое определение его содержания и объема. Объем документа обычно связан с характером и интерпретацией содержащихся в нем сведений. Это могут быть отобранные и классифицированные по тому или иному принципу факты; обоснованные суждения; выводы и рекомендации, побуждающие людей (исполнителей и руководителей) к необходимым действиям.
Еще одно требование к документу – определенность в отношении получателя, то есть адресата. Необходимо хорошо представлять себе, какой информацией он располагает по содержащимся в документе вопросам и каково отношение к ним и к отправителю (согласие, доверие, поддержка, непредвзятость, безразличие, сомнение, предубеждение, сопротивление и т. п.). Все это позволит правильно отобрать информацию, включаемую в документ, и соответствующим образом расставить акценты в ней, а также сформулировать соразмерные возможностям получателя задачи.
Содержание документа должно излагаться по заранее предусмотренной схеме понятным, лаконичным языком, исключающим двойственное толкование его смысла.
Информация, помещаемая в документе, состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Часть реквизитов является обязательными, и на их основе происходит идентификация документов. К обязательным реквизитам относится, например название документа, подпись, печать, адрес, информация об исполнителе (организации или физического лица) и т.п.
На сельскохозяйственных предприятиях сведения, получаемые руководством предприятия для контроля и принятия решений, базируются на двух основных видах отчетности: внешней и внутренней. Первый из них это, бухгалтерская, налоговая, статистическая и прочая отчетность, ведение которой требуется от всех предприятий по закону. Эти формы отчетности четко регламентированы и имеют единообразный вид для всех предприятий. Но, зачастую, представляемые в этой отчетности сведения служат специфическим целям и не отвечают потребностям людей, которые управляют работой предприятия. Второй вид отчетности – это внутренняя отчетность предприятия. Этот вид отчетности не определяется законодательно и предприятия обладают полной свободой в ее ведении.
Для принятия управленческого решения используют количественную и качественную информацию о состоянии, как самой системы, так и внешней среды функционирования. Вся информация, независимо от источника получения, может быть как количественной (т.е. иметь численное выражение), так и качественной (т.е. представляться в виде мнений, суждений, экспертных оценок).
Количественная информация делится на учетную и неучетную.
К учетным источникам исходной информации относятся:
- бухгалтерский учет и отчетность;
- статистический учет и отчетность;
- управленческий учет и отчетность и др.;
К неучетным источникам исходной информации относятся:
- результаты внешнего и внутреннего аудита;
- результаты проверок налоговой службы;
- материалы собраний и производственных совещаний;
- законодательные и нормоустанавливающие акты и документы
- материалы печати и других СМИ;
- служебные и докладные записки,
- переписка с учреждениями и организациями, формирующими внешнюю среду функционирования;
- материалы, получаемые в результате личных контактов с исполнителями и др.
К исходной информации для принятия решения относятся нормативно-справочные материалы и информация об уже запланированных параметрах развития системы.
К основным характеристикам управленческой информации относятся:
- краткость (информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего и не концентрировать внимание ее потребителя на несущественных или не относящихся к делу сведениях);
- точность (пользователь должен быть уверен, что информация не содержит ошибок или пропусков, а также намеренного искажения);
- оперативность (информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность сориентироваться и вовремя принять эффективное управленческое решение, в противном случае она малопригодна для целей управления);
- сопоставимость (информация, полученная в разное время и по различным отделам/подразделениям, должна быть сопоставима);
- целесообразность (информация должна соответствовать той цели, для которой она подготовлена, и обеспечивать решение конкретных управленческих задач);
- рентабельность (затраты на сбор и подготовку информации не должны превышать экономический эффект от ее использования);
- объективность (информация должна быть непредвзятой и беспристрастной, позволяющей дать объективную оценку ситуации);
- адресность (информация должна отвечать требованиям конкретного пользователя и соответствовать уровню его подготовленности и компетентности);
- аналитичность (информация должна обеспечивать возможность получения новых знаний и новой информации)
- конфиденциальность (управленческая информация, как правило, носит конфиденциальный характер и требует защиты);
- правовая корректность.
Чтобы соответствовать указанным характеристикам, необходимо:
- упорядочение системы делопроизводства в соответствии с современными моделями организации документооборота;
- повышение удельного веса аналитической и творческой работы в аппарате управления, в том числе за счет высвобождения времени высококвалифицированных работников при использовании современных информационных технологий;
- организация автоматизированных рабочих мест (АРМ) и повышение обеспеченности техническими средствами для решения трудоемких расчетных и информационных задач.
1. Что понимается под управленческой информацией?
2. Раскройте особенности управленческой информацией?
3. Назовите основные признаки, по которым классифицируется управленческая информация.
4. Что такое информационный поток, документ?
5. Раскройте этапы движение информации от отправителя информации к ее получателю. Что понимается под обратной связью между отправителем информации и ее получателем?
6. Как можно классифицировать управленческие документы?
7. Какие требования предъявляются к управленческим документам?
8. Что относится к учетным источникам информации?
9. Что относится к неучетным источникам информации?
Назовите основные характеристики управленческой информации.
[1] Винер Н. Кибернетика, или управление и связь в животном и машине: Пер. с англ. / Н. Винер. – М.: Советское радио, 1958. – 326 с.