Тема. 1. Значение информации в управлении производством. Классификация информации, требования, предъявляемые к информации.
2. Коммуникация. Понятие, этапы коммуникационного процесса, их содержание.
3. Преграды на пути коммуникации.
Вопрос 1. Значение информации в управлении производством.
Классификация информации
Информация является необходимым условием деятельности человека, средством общения между людьми.
Исследования показывают, что информация превратилась в важнейший фактор развития любой организации. В процессе управления руководители и специалисты постоянно имеют дело с информацией как необходимым средством выработки управленческих решений и их реализации.
Производительность труда и его качество во многом зависят от организации информирования, т.е. своевременного получения и передачи необходимой информации.
Сегодня от 52 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией в процессе совещаний, бесед, переговоров.
С помощью сообщений устанавливается связь между управляющей и управляемой подсистемами. При этом следует иметь в виду, что не только субъект (руководитель) передает информацию своим подчиненным, но и идет обратный процесс, т.е. каждый сотрудник является источником информации и ее получателем.
Информация – это некоторые сведения, совокупность данных, имеющих практическое значении. Без нее управление невозможно, т.к. информация характеризует состояние управляемой и управляющей систем, а также внешней среды.
Если в роли источника информации выступает субъект управления, то это управленческая информация, которая является как предметом, так и продуктом его труда.
В управленческой деятельности информация, как совокупность сведений, данных о процессах, протекающих внутри предприятия и в ее окружающей среде, нужна для снижения неопределенности в принятии управленческих решений, так как само управленческое решение – это сгусток информации собранной, проанализированной и переработанной менеджером.
Информация имеет количественные и качественные характеристики, которые определяются содержанием и повторяемостью решаемых задач и возникающих ситуаций, восприятием их людьми. Если сведения в информации будут недостаточны, то такую информацию называют познавательной, а если же поступающее сообщение не несет информации, то оно называется «шумом»
Информация не исчезает из употребления, и может многократно использоваться, способна накапливаться, покупаться и продаваться.
На разных стадиях процесса управления роль информации неодинакова. Например, для определения целей и задач управления важную роль играют полнота и новизна информации, а при разработке управленческого решения важны своевременность, высокая степень обработки (анализа и синтеза) информации и т.д.
В современных условиях наблюдается непрерывный рост объема информации, что с одной стороны, усложняет управление производством, с другой стороны – повышает требования к нему. Поэтому руководители и специалисты обязаны в совершенстве владеть научными основами работы с информацией, которая является главным предметом их труда.
Теория менеджмента изучает основные принципы и закономерности переработки, хранения и передачи информации в управляющих системах. Циркулирующая в них информация весьма разнообразна и может классифицироваться по различным признакам:
1) по аспектам управления: Экономическая, организационная, техническая,социальная
Под социальной информацией в условиях производства понимают совокупность социологических и социально-психологических данных, способствующих управлению процессами, протекающими в коллективе. Эти данные отличаются от технической и экономической информацией не только по содержанию, но и по своим источникам и методам получения.
Для технической и экономической информации характерно обобщение объективных факторов производства, а для социальной информации не меньший интерес представляют субъективны оценки работников. Поэтому такой источник информации, как мнения в коллективе по поводу организации производства, условий труда и другим вопросам, весьма важен.
2) По характеру предоставления: визуальная, аудио и аудиовизуальная
3) По возможности продуктивного использования: полезная, ложная и избыточная.
4) По источникам возникновения (внешняя, внутренняя)
5) По времени использования
условно-постоянная – остается неизменной и ли подвергается незначительным изменениям в течении длительного времени, переменная – используется в одном цикле обработки.
6) По роли в управленческом процессе (основная и вспомогательная)
7) По степени готовности для использования (первичная, промежуточная, конечная)
8) По степени надежности (достоверная, вероятностная)
9) По способу распространения (устная, письменная, комбинированная)
Требования к качеству Иу
Руководители и специалисты агропромышленных предприятий, используя различную информацию, должны предъявлять к ней определенные требования не только при ее получении, но и в процессе переработки, при передаче ее другим пользователям. Любая информация по возможности должна быть:
- значимой,
- ясной (выразительной)
- краткой, но с достаточной степенью полноты.
- удобной к восприятию и оценке
- предварительно обработанной
- производная информация после обработки первичной носила элементы прогностического характера
- информацию руководителям следует давать с конкретными рекомендациями по рассматриваемому вопросу
|
• Своевременность • Достоверность (точной) • Достаточность • Надежность • Комплектность • Адресность |
• Правовая корректность • Многократность использования • Высокая скорость сбора, обработки и передачи • Возможность кодирования • Актуальность |
Вопрос 2. Коммуникация. Понятие, этапы коммуникационного процесса, их содержание
Информация как таковая не оказывает влияние на принимаемые решения, если она не используется во взаимоотношениях между людьми в процессе их работы, если не происходит обмена ею.
Управление современным предприятием требует постоянного обмена информацией с внешней средой, с объектами управления внутри его. Такой обмен информацией в отличие от передачи данных получил название коммуникации или связующего процесса.
Коммуникации (англ. communicate – передавать, сообщать) – это обмен информацией между двумя людьми или более.
Коммуникация пронизывает все виды управленческой деятельности, она предоставляет исходные данные для
- выработки и исполнения решений,
- осуществления обратной связи,
- корректировки целей и процедур деятельности предприятия в соответствии с требованиями ситуации и меняющегося окружения.
Коммуникация – основной связующий процесс в управлении поскольку связывает функции планирования, организации, мотивации и контроля. На основе коммуникации менеджер получает информацию, необходимую для принятия решения и доводит принятое решение до работников организации.
По некоторым данным, руководители тратят от 50 до 90% своего времени на проведение совещаний, встречи с людьми, переговоры, чтение корреспонденции, т.е. на процесс обмена информацией, через каналы коммуникации.
Коммуникации могут осуществляться между:
1. организацией и ее средой (это информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики)
2. между уровнями и подразделениями (коммуникации по вертикали организации)
3. между различными подразделениями (коммуникации по горизонтали организации)
4. между руководителем и подчиненным
2-4 это возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т.д., как правило, является реакцией на воздействие внешней среды
Каждый из перечисленных выше видов коммуникации имеет свои особенности
Коммуникации между организацией и ее средой пользуются разнообразными средствами со своим внешним окружением. Например, для продвижения товара используются программы маркетинга и рекламы, средства массовой информации, надзор за качеством продукции, государственное регулирование экономических процессов, поставщики, потребители
Коммуникации между уровнями и подразделениями эти коммуникации осуществляются как по вертикали (руководитель-подчиненный), так и по горизонтали (между подразделениями предприятия). По нисходящей передается информация о принятых решениях на вышестоящих уровнях вплоть до рабочих исполнителей. По восходящей литии предается информация о ходе производственного процесса, загрузке оборудования, наличии сырья, полуфабрикатов, рабочих и специалистов и т.п.
Для координации действий между множеством подразделений предприятия требуется установление горизонтальных потоков информации между ними, а также надлежащих коммуникаций по вертикали между руководителем и подчиненным.
Коммуникация может быть формальной (то, что было рассмотрено выше) и неформальной.
Руководителям и специалистам нельзя игнорировать неформальные коммуникации, такие как свободный обмен мнениями (в т.ч. во внерабочее время) и даже слухи. Неформальными являются любые коммуникации, которые устанавливаются путем личных контактов вне заранее установленных (официальных) процедур, и их роль может быть весьма значительной, т.к. часто складывающиеся мнения в неформальных группах поступают к менеджеру, позволяя выяснить слабые места производственного процесса или упреждать конфликтные ситуации.
Коммуникации могут проходить в вербальной (речевой) и невербальной форме
Невербальные сигналы проявляются человеком в мимике, жестах, позах, походке и т.д. Они не осознаются или почти не осознаются. Поэтому невербальная информация в большей степени отражает реальное отношение человека к той или иной проблеме. Невербальные сигналы должны быть для руководителя важнейшим источником достоверной информации, необходимой для выбора правильной стратегии общения с конкретными подчиненными. При помощи невербальных средств общения он может управлять вниманием и состоянием сотрудников.
Процесс коммуникации
В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Основная цель коммуникационного процесса сводится к обеспечению понимания и правильного восприятия передаваемой информации. Эффективность коммуникаций часто определяют качество решений
Коммуникационный процесс можно представить как совокупность обеспечивающих передачу сообщений компонентов, где выделяют четыре базовых элемента:
источник (отправитель) – лицо, которое собирает/генерирует и передает информацию (в системе управления это, как правило, менеджер, который передает информацию и исполнителю, направляя его действия на реализацию управленческих решений);
сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов;
канал связи – средство передачи информации (каналы могут быть формальными и неформальными, горизонтальными и вертикальными и т.д.);
получатель – наиболее важный элемент коммуникационного процесса (отправитель должен это помнить) – лицо, которому предназначена информация.
Кроме этих элементов в системах коммуникации важную роль играют такие понятия, как
результат (эффект) коммуникации – это изменения в поведении получателя информации, которые происходят вследствие передачи сообщения.
и обратная связь – это реакция получателя на сообщение источника. Обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение воспринято и понято, обратная связь позволяет обеим сторонам подавлять информационные шумы (все, что искажает смысл сообщений)
Рис. Простая модель коммуникации с обратной связью
Формирование идеи сообщения и отбор нужной для этого информации
Сообщение кодируется – воплощается в слова, интонации
Выбор канала передачи (устная или письменная форма)
После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его, т.е. подвергает содержательной интерпретации. Если мысли отправителя полностью восприняты получателем, процесс обмена информацией завершен.
Однако по ряду причин из–за недопонимания сообщения получателем передаваемая информация может искажаться. Включается механизм обратной связи, который заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя отправителю и получателю информации подавлять различные шумы.
Вопрос 3. Преграды на пути коммуникации
В коммуникациях в большей или меньшей мере всегда присутствует шум, это все то, что искажает смысл передаваемого сообщения. Поэтому для повышения их эффективности необходимо знать причины, вызывающие шумы, и учитывать их негативные влияния на процесс коммуникации.
Рассматривая систему передачи информации можно выделить:
межличностные коммуникации – коммуникации при личном общении. Руководители и специалисты постоянно обмениваются мнениями, эти разговоры – прямая межличностная коммуникация.
организационные коммуникации – характер организации коммуникационных процессов на предприятии в целом.
На пути эффективности межличностных коммуникации возникают серьезные преграды
обусловленные восприятием, семантическими барьерами, невербальными символами информацией, некачественной (плохой) обратной связью и неумением слушать и др.
Восприятие – люди воспринимают одну и туже информацию по-разному, в зависимости от опыта, образования, потребностей, эмоционального состояния и социальных установок.
Семантические преграды – если слова, символы, используемые для кодировки сообщения имеют разное значение, для людей разных профессий, социального статуса, должностей и т.д.
Невербальные преграды – выражение лица, позы, жесты могут усилить или изменить смысл произносимых слов.
Плохая обратная связь – (это опорная реакция на услышанное, прочитанное). Отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения ставит вас (отправителя) в неловкое положение, т.к. вы не знаете, что вам следует ожидать и как понято ваше сообщение.
Неумение слушать – распространенный недостаток многих людей, многие люди, слушая собеседника, продолжают заниматься посторонними делами, перебивают говорящего проявляют нетерпение, часто раздражаются. В результате смысл высказанного от них ускользает или сильно искажается.
Эффективна коммуникация невозможна, когда человек одинаково точен отправляя и принимая сообщение. Необходимо уметь слушать. Слушаю обычно с 25% эффективно. Эффективное слушанье является важнейшим качеством эффективно работающего работника. Мало воспринимать факты – нужно прислушиваться к чувствам
(10 правил эффективного слушания…. Пиличев с. 212)
Важным моментом повышения эффективности межличностных коммуникаций является совершенствование искусства общения
На процесс обмена информацией влияют не только межличностные отношения, но и характер организации коммуникационных процессов на предприятии в целом.
К числу основных преград в организационных коммуникациях относят следующие:
искажение сообщения – во время движения информационных потоков внутри организации смысл сообщений несколько искажается в результате ряда причин:
- непреднамеренно, т.е. в силу затруднений в межличностных контактах;
- сознательное искажение информации в случае, когда руководитель внутренне не согласен с сообщением;
- в результате фильтрации, т.е. когда в организации возникает потребность отбора сообщений, с тем чтобы с одного уровня управления направить сообщение на другой уровень или только те сообщения, которые касаются его административной компетенции.
информационные перегрузки – возникают в результате избыточности информации в сообщении, т.е. ее поступает больше, чем необходимо для принятия решений.
нерациональная структура организации - многочисленные уровни управления создают предпосылки информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень менеджмента может корректировать и фильтровать сообщение.
неоптимальная система документирования информации и т.д. -