Двойная запись. Синтетический и аналитический учет

---

Для отражения хозяйственных операций на счетах используют особый элемент метода бухгалтерского учета – двойная запись. Необходимость двойной записи объясняется тем, что все явления в бухгалтерском учете взаимообусловлены и взаимосвязаны. Назначение двойной записи  – отразить на счетах взаимосвязанные изменения, происходящие с объектами бухгалтерского учета в результате хозяйственных операций.

Перед записью хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета необходимо определить:

–        счета, характеризующие изменения, вызванные хозяйственной операцией;

–        к какому типу относятся эти счета (активные, пассивные, активно-пассивные);

–        характер изменений, вызванных хозяйственной операцией.

Отражение хозяйственных операций на двух счетах – по дебету одного и по кредиту другого счета в одной и той же сумме называется двойной записью или корреспонденцией счетов.

Счета, участвующие хозяйственной операции называются корреспондирующими.

Запись на счетах называется бухгалтерской проводкой. Составить бухгалтерскую проводку означает определить, на какую сторону каких счетов записать сумму операции.

Сущность двойной записи рассмотрим на примере операций по изменению баланса. В зависимости от характера изменений статей ба­ланса хозяйственные операции делятся на четыре группы (типа).

Начальный баланс

1. Операции первого типа изменяют состав имущества, то есть затрагива­ют только актив баланса. В этом случае валюта баланса не изменяется.

Например, получено с расчетного  счета в кассу для выплаты заработной платы рабочим и служащим 10 000 рублей.

Операция вызывает изменения на счетах «Касса» (счет 50) и «Расчетные счета» (счет 51). Оба они активные, поскольку на них отражается имущество предприятия. Денежные средства в кассе увеличились на 10 000 рублей, поэтому их надо записать в дебет счета 50 «Касса». Денежные средства на расчетном счете уменьшились на 10 000 рублей, поэтому сумму необходимо записать в кредит счета 51 «Расчетные счета».

Дебет 50 «Касса»

Кредит 51 «Расчетные счета»    10 000 руб.

После данной операции бухгалтерский баланс изменился:

Таким образом, в результате хозяйственной операции изменения затронули только статьи актива баланса, при чем валюта баланса не изменилась.

2. Второй тип изменений в балансе характеризуется изменением статей пассива при неизмен­ной валюте баланса.

Например, на основании протокола собрания учредителей часть чистой прибыли, оставшаяся в распоряжении предприятия, в сумме 5 000 руб. направляется на увеличение уставного капитала. 

В  этой операции корреспондируют два счета: 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и 80 «Уставный капитал». Оба эти счета пассивные, отражают собственные источники средств предприятия. Так как  нераспределенная прибыль предприятия уменьшилась, а уменьшение в пассивных счетах отражается по дебету, то сумму 5 000 рублей необходимо записать в дебет счета 84. Так как размер уставного капитала увеличился, а увеличение в пассивных счетах отражается по кредиту, следовательно, сумму   5 000 рублей записывают в кредит счета 80:

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

Кредит 80 «Уставный капитал»      5 000 руб.

После данной операции бухгалтерский баланс изменился:

Таким образом, в результате хозяйственной операции изменения затронули только статьи пассива баланса, при чем валюта баланса не изменилась.

3. Третий тип вызывает увеличение статьи и в активе, и в пассиве баланса. Итоги актива и пассива возрастают, но равенство между ними сохраня­ется. Происходит увеличение хозяйственных средств.

Например, поступили от поставщика и оприходованы на склад материалы на сумму 20 000 рублей.

В данной операции корреспондируют два счета: 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет 10 – активный, т.к. на нем отражается имущество организации (материалы); в результате операции запасы материалов увеличиваются, поэтому 20 000 рублей записываем в дебет счета 10. Счет 60 – пассивный, задолженность перед поставщиками увеличилась, поэтому сумму 20 000 рублей записываем в кредит счета 60.

Дебет 10 «Материалы»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 20 000 руб.

После данной операции бухгалтерский баланс изменился:

В результате данной хозяйственной операции изменения произошли и в активе и в пассиве баланса, при чем валюта баланса увеличилась на сумму хозяйственной операции – 20 000 руб.

4. Четвертый тип хозяйственных операций вызывает изменения в стать­ях актива и пассива в сторону уменьшения при равенстве валюты баланса.

Например, выдана из кассы заработная плата рабочим и служащим предприятия в сумме 10 000 рублей.

В данной операции корреспондируют два счета: 50 «Касса» и 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Счет 50 – активный, денежные средства в кассе уменьшились, поэтому 10 000 рублей записываем в кредит счета 50. Счет 70 – пассивный, задолженность перед работниками по оплате труда уменьшилась, значит,  10 000 рублей отражается в дебете счета 70.

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 50 «Касса»        10 000 руб.

В результате этих операций баланс примет следующий вид:

Приведенные операции охватывают все типы изменений в балансе. Все операции отражались в равной сумме по дебету одного и кредиту другого счета, т.е. дебетовые и кредитовые обороты по всем счетам должны быть равны. Нарушение равенства свидетельствуют об ошибке.

По корреспонденции можно установить экономический смысл, содержание хозяйственной операции.

Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому все принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке.

Информация о состоянии и движении хозяйственных средств и источников их образования, которая содержится на счетах, носит обобщающий характер. Для управления предприятием такой информации недостаточно. Нужна более подробная, конкретная информация. Например, счет 41 «Товары» показывает наличие и движение товаров на предприятии. Но каких товаров и по каким материально ответственным лицам не видно. По степени детализации получаемой с бухгалтерских счетов информации, их делят на:

1) синтетические счета – это счета первого порядка. Они имеют двухзначный код (номер), устанавливаются Планом счетов. На них отражаются показатели экономических группировок имущества организации по каждому объекту в обобщенном денежном выражении, например, счет 41 «Товары», по которому можно узнать итоговую сумму остатка, прихода и расхода материалов в организации. Учет, который ведется на синтетических счетах, называется синтетическим; он ведется только в денежных измерителях.

2) субсчета – это счета второго порядка, которые дают проме­жуточную группировку аналитических счетов в пределах соот­ветствующего синтетического счета. Коды и наименование также уста 41 «Товары» в Плане счетов открыты субсчета 41/1 «Товары на складе», 41/2 «Товары в рознице», 41/3 «Тара под товаром и порожняя».

Таким образом, субсчета разбивают итоговую информацию 41-го счета на виды товаров по местам их хранения.

1)      аналитические счета (субконто) – счета третьего порядка, дающие детализованную информацию об имуществе организации в денежном или натуральном вы­ражении. Необходимы для управления и контроля за имуществом организации. Они открываются организациями самостоятельно в зависимости от вида хозяйственной деятельности в рамках одного субсчета.  Учет, который ведется на аналитических счетах, называется аналитическим. В аналитическом учете используются все три вида измерителей (натуральные, трудовые, стоимостные). Аналитический учет расшифровывает, детализирует синтетический. Например, субсчету 41/1 в магазине открыты аналитические счета: 41/1.1 – продовольственные товары на складе, 41/1.2 – непродовольственные товары на складе и т.д.

Несколько аналитических счетов (субконто) составляют один субсчет, а  несколько субсчетов – один синтетический счет.

Количество групп счетов аналитического учета зависит от сложности хозяйственной деятельности организации, от целей и задач учета.

Взаимосвязь между синтетическим и аналитическим счетами выражает­ся в следующем:

–        аналитические счета ведутся для детализации синтетических счетов;

–        операция, записанная по синтетическому счету, должна быть обяза­тельно отражена и на соответствующих аналитических счетах, откры­тых к данному синтетическому счету;

–        на синтетическом счете операция записывается общей суммой, а на его аналитических счетах – частными суммами, дающими в итоге ту же общую сумму;

–        аналитические счета дебетуются, если дебетуются соответствующие син­тетические счета (кредитуются, если наблюдается кредитование синтетического счета, в разрезе которого они ведутся), то есть их строение одинаково.

Синтетический и аналитический учет организуется так, чтобы их показатели контролировали друг друга и в конечном итоге совпадали, поэтому записи по ним проводятся параллельно. Записи на счетах аналитического учета производятся на основании тех же документов, что и записи на счетах синтетического учета, но более конкретно.