Бухгалтерский счёт

---

В словаре Консультанта приводится следующее определение:

Счёт бухгалтерский — совокупность записей бухгалтерского учета, в которых фиксируется движение определенного вида денежных средств предприятия, фирмы, имеющих единую природу или единое направление поступления, использования.

По поводу этого определения можно сделать следующие замечания, важные для автоматизации бухгалтерского учёта:

• Счёт бухгалтерский фиксирует движение любых средств организации, а не только денежных средств. Действительно (см. словарь СПС Консультант), денежные средства — это деньги (наличные и безналичные) и другие средства, легко обращаемые в деньги.
• Как уже было отмечено выше, бухгалтерский учёт, в отличие от финансового учёта, сначала фиксирует движение средств фирмы в натуральной форме, а затем создаёт обобщённые натуральные (если возможно) и денежные оценки.

Таким образом, бухгалтерский учёт — понятие более широкое, чем финансовый учёт. На нижнем уровне бухгалтерского учёта фиксируют состояние (движение) каждого конкретного объекта учёта. Например, при учёте основных средств фиксируют состояние (движение) всех инвентарных объектов — машин, оборудования и др.

На следующих (верхних) уровнях бухгалтерского учёта фиксируют состояние групп (типов) объекта учёта, например, по всем типам основных средств (счёт 01).

•  Показатели состояния объекта могут иметь два измерения:

○      Натуральное измерение, например,  вес и количество.

○      Стоимостное измерение в рублях или валюте.

• Существует два направления движения средств фирмы — возрастание (приход) и убывание (расход). Это свойство средств фирмы определяет структуру счёта.

Таким образом, бухгалтерский счёт (в дальнейшем для краткости счёт) выполняет  две задачи:

• Контроль наличия и состояния объекта учёта или группы объектов путём регистрации всех хозяйственных операций, приводящих к увеличению или уменьшению количественных показателей этого объекта (группы) — натуральных и/или денежных. Наиболее удобна денежная оценка.
• Группировка однородных по экономическому содержанию объектов учёта, например основные средства (счёт 01), физический и моральный износ основных средств (счёт 02), материалы (счёт 10).

В графическом виде счёт выглядит так (см. таблицу ниже).

Табл. 1 — Форма счёта

Счета открывают на каждый вид объектов учёта (группу объектов). Эти объекты можно разделить на две группы:

• Хозяйственные средства (средства труда), в том числе:

○      Орудия труда (основные средства), например, машины и оборудование.

○      Предметы труда (оборотные средства), например, материалы.

• Источники образования хозяйственные средств, например, кредиты, взятые для приобретения средств труда.

Перечень, названия и коды счетов в соответствии с российской системой бухгалтерского учёта нельзя выбирать произвольно. Они должны соответствовать классификации объектов учёта, установленной планом счетов  для организаций данного типа (см. ниже).

Например, большинство коммерческих организаций руководствуются общим (коммерческим) планом счетов, в соответствии с которым для учёта основных средств надо использовать одноимённый Счёт 01 Основные средства, а для учёта кассовых операций — Счёт 10 Касса.

Активные и пассивные счета

Как уже было отмечено выше, объекты учёта на предприятии можно разделить по их роли в хозяйственном процессе на две группы:

• Хозяйственные средства, например, машины и оборудование (актив). Счета для учёта активов предприятия называют активными счетами.
• Источники образования хозяйственных средств, например, кредиты на приобретение хозяйственных средств — машин и оборудования (пассив). Счета для учёта пассивов предприятия называют пассивными счетами.

Мы выделили активный и пассивный типы счетов, поскольку они отличаются способом расчёта показателей их состояния  — оборотов по дѐбету, крѐдиту и сальдо (см. ниже описание структуры счетов).

Например, разница между счетами Основные средства и Материалы с бухгалтерской точки зрения очень существенная. Однако, с точки зрения информатики эта разница не представляет интереса, поскольку показатели состояния этих счетов рассчитываются по одинаковым формулам.

Существуют и другие типы счетов, представляющие интерес с точки зрения автоматизации, например, активно-пассивные счета (см. ниже).

Дѐбет и крѐдит

Увеличение и уменьшение сумм на счёте учитывают по-разному в зависимости от типа счёта. На активном счёте приход средств принято регистрировать в левом столбце (стороне дѐбета), а в правом столбце (стороне крѐдита) регистрируют расход средств (см. таблицу ниже).

Табл. 4 — Схема активного счёта

Напомним, что пассивные объекты учёта — этот источники образования активных объектов учёта. Поэтому, вполне очевидно, что на пассивных счетах надо поступать точно наоборот (см. таблицу ниже), а именно:

q  приход (например, увеличение размера долга) записывают в крѐдит счёта,

q  расход (например, уменьшение долга) записывают в дѐбет счёта.

Табл. 5 — Схема пассивного счёта

В заголовках столбцов вместо Дѐбет и Крѐдит записано Сумма по дебету и Сумма по кредиту по двум причинам:

Чтобы было ясно, о каком показателе дѐбета (крѐдита) идёт речь, — о сумме по дѐбету, крѐдиту или о номере счёта дѐбета, крѐдита (хотя обычно это ясно из контекста).

Дебетуемая/кредитуемая величина вычисляется обычно в первичном (оправдательном) документе как сумма всех затрат, связанных с регистрируемой операцией.

Число, вводимое в левый столбец Дѐбет, называют дебетуемой суммой. При этом говорят, что счёт дѐбетуется.

Число, вводимое в правый столбец Крѐдит, называют кредитуемой суммой. При этом говорят, что счёт кредитуется.

Двойная запись и корреспонденция счетов

Учёт совмещают с контролем правильности записей. Для этого сумму операции, регистрируемой на балансовых счетах связывают с двумя счетами — с дѐбетом одного счёта и с крѐдитом другого счёта, связанного с первым счётом. При регистрации операций на забалансовых (иначе внебалансовых) счетах двойная запись не используется.

Действительно, если на некотором счёте, например 10 Материалы зафиксирован приход — увеличение итога по дѐбету, тогда на каком либо другом счёте, например 60 Расчёты с поставщиками должен быть зафиксирован эквивалентный расход — увеличение итога по крѐдиту. Другими словами, имеет место закон сохранения средств труда.

Связь счетов при регистрации хозяйственной операции называют корреспонденцией счетов. Другими словами, корреспонденция счетов — это пара счетов, использованная при регистрации операции. Связывание суммы операции с корреспонденцией счетов называют двойной записью.

Корреспонденция счетов и двойной запись — это самые существенные особенности бухгалтерского учёта, отличающие его от других видов учёта.

Для указания связи счетов достаточно записать сумму операции и номера корреспондирующих счетов в одной строке таблицы (см. Табл. 6).

Табл. 6 —Журнал учёта, связь счетов в строке

Применяют и другой, более трудоёмкий способ регистрации операций. В этом случае сумму операции записывают дважды — в дѐбет одного и в крѐдит другого (корреспондирующего) счёта. При этом счета дѐбета и крѐдита вводят в один столбец. Таким образом, сумму операции, связанную с дѐбетом и крѐдитом счетов вводят справа от счетов. В этом случае операция оформляется следующим образом (см. таблицу ниже).

Табл. 7 — Журнал учёта, связь счетов в столбце

Эта форма регистрации операций имеет два преимущества:

• Сумма операции вводится дважды (более надёжный ввод данных).
• Кроме номера счёта на экран выводится название счёта.

Таким образом, связать сумму операции с дѐ­бе­том одного счёта и крѐдитом другого счёта (эту связь называют двойной записью) можно реализовать двумя способами:

•  Ввести номер дѐбета, номер крѐдита и сумму операции в одной строке (см. выше Табл. 6).
•  Ввести названия и номера счетов дѐбета и крѐдита в столбцах друг под другом (см. выше Табл. 7). Сумму операции ввести два раза справа от номеров (названий) счетов.

Корреспонденции счетов и типовые проводки

Как было показано, сумму операции регистрируют двумя способами. При использовании первого способа сумму операции вводят только один раз, названия счетов не вводятся. При использовании второго способа сумму операции вводят два раза, а также вводят названия счетов.

В любом случае при регистрации операции связывается пара счетов. Такую связь счетов называют корреспонденцией счетов, а процесс регистрации хозяйственной операции — проводкой или разноской по счетам. Проводкой называют также саму бухгалтерскую запись.

Разным по содержанию и сумме проводкам может соответствовать одна и та же корреспонденция счетов (см. таблицу ниже).

Табл. 8 — Корреспонденция счетов в столбце

Как видим, в этой таблице двум проводкам Начислено за поставку материалов и Акцептованы расчётные документы соответствует одна и та же пара (корреспонденция) счетов 10 – 60.

Таким образом, корреспонденция счетов — это типовая (повторно используемая) проводка. Её можно использовать для облегчения регистрации хозяйственной операции. В частности, с помощью списка корреспонденций счетов можно обеспечить обновление (фильтрацию) списка счетов крѐдита после выбора счёта дѐбета.

Обороты по дебету и кредиту

В качестве итога хозяйственной деятельности вычисляют сумму, среднюю величину и другие статистические показатели. Напомним, что статистические показатели, в отличие от обычных показателей, характеризуют группу явлений и объектов в целом, а не отдельное явление (объект). Поэтому, применение итоговых чисел для оценки отдельных значений может привести к большой ошибке. Эта ошибка будет тем больше, чем больше уровень колебаний отдельных значений от средней величины.

В качестве итога в бухгалтерском учёте используют, чаще всего (но не всегда), только сумму, которая отражает результат хозяйственной деятельности за прошедший период — месяц, квартал, год.

По каждому счёту вычисляют обычно две суммы (бухгалтер говорит два оборота) — оборот по дѐбету и оборот по крѐдиту (см. таблицу ниже).

Табл. 9 — Обороты по счёту 10 Материалы

В этой таблице обороты имеют следующий смысл:

Оборот по дебету — это сумма чисел в левом столбце счёта Дѐбет.

Оборот по кредиту — это сумма по правому столбцу счёта Крѐдит.

Если регистрировать на счёте дополнительные реквизиты операции, такие как дата регистрации операции, её название и др., счёт превращается по существу в журнал учёта хозяйственных операций и оборотно-сальдовую ведомость по этому счёту (см. ниже).

Сальдо по счетам

На основе оборотов по дебету и кредиту обычно вычисляют итог по счёту в целом. Этот итог называют конечным сальдо или конечным остатком.  Формулы для расчёта конечного сальдо активного и  пассивного счетов включает три одинаковых элемента:

Начальный остаток на счёте (начальное сальдо).

 Оборот дебета.

Оборот кредита.

Знаки оборотов в формуле для расчёта конечного сальдо зависят от типа счёта. Конечное сальдо активного счёта вычисляется по формуле:

Начальный остаток + Оборот дебета – Оборот кредита

Для расчёта конечного сальдо пассивного счёта надо изменить знаки оборотов дебета и кредита, т.е. вычесть оборот дебета из оборота кредита:

Начальный остаток + Оборот кредита – Оборот дебета

Вид сальдо (начального и конечного) зависит от типа счёта. На активном счёте сальдо записывают в дебет. Такое сальдо называют дебетовым.

На пассивном счёте сальдо записывают в кредит. Такое сальдо называют кредитовым.

Очевидно, что дебетовое сальдо (сальдо активного счёта) может расти или уменьшаться до нуля, но не может быть отрицательным. Действительно, стоимость средств труда не может стать меньше нуля (см. таблицу ниже).

Табл. 10 — Сальдо на карточке счёта 10 Материалы

Аналогичным образом, кредитовое сальдо (сальдо пассивного счёта) может расти или уменьшаться до нуля, но не может быть отрицательным. Действительно, размер долга предприятия не может стать меньше нуля.

Табл. 11 — Сальдо на карточке счёта 68 Расчёты по налогам и сборам

Конечное сальдо за текущий период используется как начальное сальдо для следующего периода.

Аналитический и синтетический учёт

Аналитический и синтетический учёт — это два взаимосвязанных уровня ведения учёта. Процесс отражения движения объектов учёта на синтетических счетах называют синтетическим учётом, процесс отражения движения объектов на аналитических счетах — аналитическим учётом.

Аналитический учёт товарно-ма­те­ри­аль­ных ценностей ведется в натуральном (количественно-суммовом выражении) и в денежном измерении.

Синтетический учёт ведут обычно в денежном выражении.

Таким образом, синтетический учёт — это обобщение (синтез) данных аналитического учёта.

Система и иерархия счетов

В процессе управления требуется информация различной степени детализации. Поэтому все счета бухгалтерского учёта (аналитические и синтетические) иерархически связаны.

Аналитические счета — это счета первичного учёта, т.е. исходного, детального уровня. На этом уровне регистрируют наличие и движение конкретных объектов учёта, например инвентарных объектов основных средств — зданий, сооружений, машин, оборудования.

Синтетические счета служат для обобщённого учёта группы однородных объектов. На синтетических счетах регистрируют наличие и движение групп объектов.

Например, итоги на синтетическом счете Материалы равны сумме итогов по счетам нижнего уровня — счетам разных материалов, например Сталь, Чугун и др. Счета разных материалов называют субсчетами или счетами второго уровня. Счёт Материалы регламентирован планом счетов. Количество и типы субсчетов предприятие можно определять самостоятельно.

Субсчета, в свою очередь, обобщают данные по счетам более низкого уровня, в данном случае уже третьего уровня. Например, счёт Стали можно детализировать по маркам стали. Эту операцию можно продолжить вниз по иерархии счетов вплоть до самого нижнего уровня иерархии — уровня аналитических счетов.

Структура системы счетов (количество уровней иерархии счетов и количество счетов на каждом уровне иерархии) определяется потребностями управления хозяйствующим субъектом и требованиями отчётности перед внешними пользователями.

Активно-пассивные счета

Активно-пассивные счета — это счета с признаками активных и пассивных счетов. Другими словами, активно-пассивные счета, например счёт 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами­ являются с одной стороны активными, с другой стороны пассивными.

Напомним, что дебитор — это физическое или юридическое лицо, экономический субъект, имеющий денежную или имущественную задолженность (в противоположность кредитору, которому должны деньги другие, см. словарь СПС Консультант).

В приведенном выше определении активно-пассивного счёта использованы два выражения — с одной стороны … и с другой стороны … . Эти выражения надо понимать не как фигуры речи, а дословно. Действительно, в дебете и кредите активно-пассивного счёта мы имеем разные объекты учёта —  дебиторскую и кредиторскую задолженности. Эти объекты логически связаны друг с другом. Поэтому их учитывают на одном счёте.

Таким образом, активно-пассивный счет рассматривается как активный счёт, если сумму регистрируемой операции надо записывать в дѐбет счета, например при регистрации дебиторской задолженности. Этот же счёт рассматривается как пассивный счёт, если сумму операции надо записать в крѐдит счета, например при регистрации кредиторской задолженности.

Поэтому на активно-пассивных счетах, например на счёте 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами­ экономический смысл имеет, по существу, два сальдо. Одно сальдо по дѐбету отражает сумму дебиторской задолженности, а другое сальдо по крѐдиту отражает сумму кредиторской задолженности.

Активно-пассивные счета могут иметь дебетовый остаток, кредитовый остаток или же и дебетовый, и кредитовый остатки одновременно.

Активно-пассивными являются счета расчетов 60, 62, 68, 69, 70, 71, 75, 76, 79, 99.

Источник:  Шадур А.Л. «Информатика для бухгалтера». Для студентов всех форм обучения и специальностей по дисциплине «Экономическая информатика». — М.: Финансовая академия при Правительстве РФ, кафедра «Информационные технологии», 2010.

Рецензент:  Городецкая О.Ю.